Einmal im Jahr ist es soweit – die Betriebskostenabrechnung wird fällig. Für Vermieter stellen sich hier folgende Fragen:
1. Welche Fristen müssen eingehalten werden?
2. Welche Kostenstellen dürfen umgelegt werden?
Kommen wir zur ersten Frage. Im Prinzip müssen zwei Fristen beachtet werden. Der Abrechnungszeitraum und die Abrechnungsfrist. Der Abrechnungszeitraum bestimmt von wann bis wann die Nebenkosten abgerechnet werden. Er darf maximal zwölf Monate betragen. Meistens fängt er im Januar an und endet im Dezember. Dies ist jedoch kein Muss. Manche Vermieter halten es so, dass sie den Zeitraum an den Einzug des Mieters anpassen. Das heißt, Beginn und Ende sind variabel, nur die zwölf Monate müssen eingehalten werden. Zu den Betriebskosten zählen unter anderem auch die Heizkosten. Diese können separat abgerechnet werden, sofern im Mietvertrag vereinbart.
Ähnlich verhält es sich mit der Abrechnungsfrist. Als Vermieter haben Sie zwölf Monate nach dem Abrechnungszeitraum Zeit, die Nebenkostenabrechnung Ihrem Mieter zukommen zu lassen. Geraten Sie aus irgendwelchen Gründen in Verzug, besteht keine Chance die Kosten nachzufordern. Außerdem gilt: Ihr Mieter ist nicht dazu verpflichtet eine verspätete Nebenkostenabrechnung zu begleichen. Macht er dies trotzdem, müssen Sie ihm das Geld zurückerstatten (BGH, Urteil v. 1801.2006, VIII ZR 94/05). Ist die Forderung beim Mieter innerhalb der Frist eingegangen und stellt sich im Nachhinein ein inhaltlicher Fehler heraus, den Sie korrigieren müssen, ist es nicht von Belang, dass die zweite geänderte Version termingerecht im Briefkasten des Mieters landet. Allerdings gibt es einen Haken. Fällt der Rechnungsbetrag nach der Verbesserung höher aus, zahlt der Mieter trotzdem die niedrigere Geldsumme.
Was Sie an Betriebskosten umlegen dürfen
Eine wichtige Vorraussetzung hierfür ist, dass in Ihrem Mietvertrag eine Betriebskostenklausel enthalten ist. Ansonsten dürfen die anfallenden Kosten nicht umgelegt werden. Achten Sie bitte darauf, keine Betriebskostenpauschale zu verwenden. Denn sollte Ihr Mieter doch mal etwas mehr verbrauchen als ursprünglich angesetzt, bleiben Sie als Vermieter letztendlich auf den Kosten sitzen.
Im Folgenden werden einige Kostenstellen aufgelistet, die umgelegt werden dürfen:
- alles, was mit der Wasserversorgung zu tun hat (z. B. Verbrauchskosten, Grundgebühren, Zählermiete, Eichkosten, Abrechnungskosten, Kosten der Entwässerung, Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten)
- Heizkosten (z. B. Wartung, Messungen, Kosten für Messgeräte und deren Eichung)
- laufende öffentliche Lasten des Grundstückes (z. B. Grundsteuer)
- anfallende Kosten für Aufzug, Straßenreinigung, Müllabfuhr, Gartenpflege, Beleuchtung für Zugänge, Flure, Keller
- Versicherungen (z. B. Sach- und Haftpflichtversicherung)
Dies ist nur ein kleiner Auszug. Alle 17 Betriebskostengruppen finden Sie in der Betriebskostenverordnung.Hier ist genau beschrieben, was abgerechnet werden darf.
