Seit dem 25.05.2018 gilt die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Im Großen und Ganzen ist diese für Unternehmen gedacht, macht jedoch auch vor Vermietern nicht halt. Was das zur Folge hat und wie Sie damit am besten umgehen, haben wir nachfolgend zusammengefasst.
Der (potenzielle) Mieter muss einwilligen
Als Vermieter kommen Sie nicht drum herum personenbezogene Daten aufzunehmen und mit ihnen zu arbeiten. Das fängt beim Namen des Mieters an, geht über die Schufa-Auskunft bis hin zu den Kontodaten. Die DSGVO besagt nun, dass Sie als Vermieter eine Einwilligung des (potentiellen) Mieters benötigen sobald persönliche Daten gespeichert werden. Gleiches gilt auch für den Schriftverkehr via E-Mail. Möchten Sie beispielweise Kontaktdaten etc. eines Mietinteressenten aufnehmen und speichern damit später die Auswahl des neuen Mieters leichter fällt, müssen Sie diesen vorab um Erlaubnis fragen. Sollte kein Mietverhältnis zustande kommen, ist der Vermieter dazu verpflichtet die personenbezogenen Daten zu löschen.
Grundsätzlich sollte der Vermieter nur so viele Daten aufnehmen und speichern wie wirklich benötigt werden, also Kontaktdaten (Name, Anschrift, E-Mail, Telefonnr.) und Bankverbindung. Die Religionszugehörigkeit oder die politische Einstellung gehören natürlich nicht dazu.
Ist das Mietverhältnis beendet, die Kaution zurückgezahlt und die Endabrechnung der Nebenkosten beglichen, werden die Daten des Mieters nicht mehr benötigt und sollten gelöscht werden.
Erstellung eines Verzeichnisses über die Datenverarbeitung
Die DSGVO sieht vor, dass der Vermieter ein Verzeichnis über die Datenverarbeitung erstellt. Folgendes sollte dort vermerkt werden:
- Kontaktdaten des Vermieters und ggf. des Stellvertreters
- der Grund für die Datenerhebung und -verarbeitung
- die betroffene Personengruppe (z. B. Mieter)
- die Art der Daten (Kontaktdaten, Verbrauchsdaten)
- an wen welche Daten übermittelt werden (z. B. Hausverwaltung, Ableseunternehmen)
- wann nicht mehr benötigte Daten gelöscht werden
Das Datenverzeichnis sollte immer aktuell sein, andererseits kann die Datenschutzbehörde Bußgelder verhängen.
Ihre Mieter müssen über die Datenverarbeitung informiert werden
Auch gegenüber Mietern besteht eine Informationspflicht. Demnach müssen Vermieter ihre Mieter vor Beginn des Mietverhältnisses und bei einer Datenweitergabe an die Hausverwaltung oder an ein Ableseunternehmen in schriftlicher Form informieren. Das sollte in der E-Mail bzw. im Brief festgehalten sein:
- Kontaktdaten des Vermieters
- Kontaktdaten des Datenerhebenden, falls es nicht der Vermieter sein sollte
- Grund der Datenerhebung (z. B. Mietvertrag)
- rechtliche Grundlage der Datenerhebung (z. B. wegen steuerlichen Gründen, Mietvertrag)
- Dauer der Datenspeicherung
- Hinweis auf Rechte des Mieters (z. B. Auskunftsrecht, Widerspruch, Löschung der Daten)
- Beschwerderecht des Mieters bei der Datenschutzbehörde
- Hinweis auf Weitergabe der Daten (z. B. an Hausverwaltung)
Bei Unsicherheiten im Umgang mit der Datenschutzverordnung können Sie sich an den Vermieterverband oder an einen Fachanwalt wenden.
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass dieser Beitrag keinen Anspruch auf Richtigkeit erhebt, sondern lediglich eine grobe Orientierung zum Thema Datenschutz geben soll.
